こんにちは。企画課の伊藤です。

ディレクター職は、仕事の一つに「クライアントやパートナーとのコミュニケーションをとること」があげられます。

社外の人とのコミュニケーションにおいては、電話、メール、チャットなど、さまざま手段があるのですが、今日は私が良く使う電話とチャットに絞って、それぞれの特徴や、エピソードを紹介したいと思います。

電話とチャットの特徴やメリット・デメリット

電話はとにかくスピード感があります。さらに、文字には表せない感情の部分を声色から感じ取る・伝えることができるので、チャットよりも情報量を多くやり取りできます。

一方チャットは、手軽にコミュニケーションをとることができます。メンションや添付機能、タスク機能を駆使して、複数人とやり取りができるのが便利です。その便利さから、この1年で、asanaを導入いただいたクライアントとは、案件に関してチャットでやり取りをさせていただいています。

電話とチャットの使い分け方のルールやコツ

もともと電話は苦手、LINEも友達としかしたことがなかった大学生だったので、社会人になって、シアンスに入ってから電話応対やチャットのルールを学んでいきました。実践しながら改善したこと、気を付けるようにしていることはこんな感じです。

「今お時間大丈夫でしたでしょうか？」

電話をかける場合は、本題に入る前に一言を入れるようにしています。相手の状況を考慮せずに繋がれてしまうため、配慮が必要だと考えています。（先輩がやっているのを聞いて、まねするようになりました。）

電話メモを取る・共有する

言葉は消えてしまいます。あとで「言った・言わない」のトラブルが起こりかねません。電話中のメモを通話修了後に「念のため・・・」という枕詞とともにメールやチャットで後から連絡を入れておくことで、トラブルを防ぐことができます。

関係者をメンションに入れる

チャットは、やり取りが自分と担当者の1対1であっても、自分の上司にも状況は把握しておいてもらえるのが便利です。プロジェクトの進捗の確認はもちろん、トラブルの種になりそうなものへのアドバイスをもらったりなど、「メンションしてたから助かった・・・」な経験が多々あります。

追い電話をする

「チャットでもご連絡しましたが・・・」と追い電話を入れることも場合によっては必要です。「見てなかった」「（内容がわからず）回答に困っていた」など、レスポンスが来ない原因が何であれ、電話で解決するものも多いです。チャットは便利で手軽な一方、誤解やすれ違いが起きやすいことも理解したうえで、使っていくこと、電話でコミュニケーションを補強していくことが大切です。

電話とチャットの使い分けが大事なことがわかる話

とあるクライアントの撮影日程を調整しているときのことです。

パートナーのカメラマンさんへの撮影依頼。希望日の予定がすでに埋まっているとき、チャットで「空いていません」とダメ押しを受けたのです。どうしましょうか・・・と上司に助けをヘルプを求めたところ、一本の電話で状況は覆り、予定を空けてもらえた、ということがありました。

お願いしたいときにOKしてもらう確率を上げるためには交渉が必要で、交渉する場合はチャットよりも電話が有効であるという学びがありました。（交渉については話が変わるので今回は触れませんが）

電話は先に述べたように相手の状況をうかがえないという特性があるため「今忙しいかな？」「電話をかけなきゃいけないくらい緊急性があるかな？」とびびってしまいがちです。私情は挟まず、ディレクターとして、場面に応じて、最適なツールは何か？ということを秒速で判断して、コミュニケーションとって、話を前へ進められるようになりたいと強く思ったエピソードでした。

最後に

社会人2年目が終わろうとしていますが「社会に通用するコミュニケーション力」に課題と、伸びしろを感じる日々です。指摘をいただける環境に感謝しながら、周りの大人たちに実践してもらいながら、コミュニケーションのプロを目指していきたいです。