こんにちは。企画課の田口です。

ディレクターの仕事では、クライアントや社内メンバーとのコミュニケーションがたくさん発生します。対面や電話でのコミュニケーションもありますが、急を要さない連絡についてはチャットやメールなどテキストでのやり取りが大半です。テキストによるコミュニケーションを効率的かつ確実に行うには、 「ユーザー辞書」を活用しない手はありません。

ユーザー辞書とは、テキストを変換する際、デフォルトの変換ワードとは別に個人で登録した変換ワードを出力する機能のことです。この機能はWindowsにもMacにも標準装備されています。よく使うフレーズをユーザー辞書に登録することで、テキスト入力を効率化するとともに入力ミスを削減できます。

今回は、自身のPCに登録されているユーザー辞書の一部を晒していきたいと思います。

ユーザー辞書の登録ワード

社内メンバー向け

このように、社内連絡でよく使うフレーズを辞書登録しています。「おはよ」や「おつか」は、テレワークの際に出勤・退勤を社内メンバーにチャットで報告するためのものでしたが、チャット報告のルール自体が無くなったので、この変換ワードを使う機会は減りました。「ぺこ」はなんだか世代が出てしまっていますかね…。

クライアント向け

クライアントとのやり取りにユーザー辞書を使うと、まるでお客様に対してラクをしているようで恐縮ですが、その分、変換キーを押す親指には毎回心を込めています。また、効率化によって生まれた時間は、成果物の品質向上に活用してまいりますので、そこのところはご理解いただきますようお願いいたします。

その他

アドレスや電話番号は、効率化よりも入力ミスを防ぐ目的で登録しています。その他にも、長めの固有名詞や、変換されない専門用語なども登録しておくと便利です（むしろこれが本来の使い方では？）。

ユーザー辞書活用のポイント

ユーザー辞書の変換前テキストは、デフォルトの変換ワードと被ると使いづらいです。「かきさ」を例に挙げると、「かき」のみを登録した場合、「書き」「夏季」「柿」…などがすべて変換候補に挙がるため、逆に効率が落ちてしまいます。

また、良かれと思って登録した変換ワードも、実際の使用頻度が少ないと登録したこと自体を忘れてしまうケースが多々あります。定期的にユーザー辞書のリストを見直し、不要なものを削除するなど整理しておくのが良さそうです。

終わりに

長らく仕事効率化の定番となっているユーザー辞書登録ですが、実際にコミュニケーションを取っていると、定型文では伝え切れないことがたくさん出てきます。ひとこと何かを足すだけで、受け手の気持ちも大きく変わったりしますので、人間同士のコミュニケーションである以上、その点は忘れないようにしたいですね。